Le yéyé et les 45 tours de retour à l'Alcazar

La Bibliothèque de l'Alcazar, la BMVR de Marseille, fête ses cinq ans ce samedi 28 mars. Voilà qui m'intéresse, étant donné que j'ai eu l'occasion de plancher sur le devenir des BMVR (de leurs missions régionales en tout cas).

A cette occasion, la bibliothèque annonce la mise en place de nouveaux services.
Certains de ces services sont assez classiques, voire très courants (Réservations à distance, modification des règles de prêt, prolongation des prêts par téléphone, retour des documents dans toutes les bibliothèques du réseau, quel que soit le lieu d'emprunt) mais leur mise en place dans un réseau de la taille de celui de Marseille a dû demander un énorme travail de préparation, de coordination, de paramétrage du SIGB et d'organisation du travail de toutes les équipes.
La carte cadeau pour offrir un abonnement à une personne de son choix, pourquoi pas, mais je ne suis pas sûr qu'un tel outil soit vraiment nécessaire pour qui souhaite vraiment faire un tel cadeau.
Plus originale, la proposition de découvrir les fonds patrimoniaux du département musique m'a tout de suite interpellé, car c'est une question qui m'intéresse et j'ai également eu l'occasion de réfléchir à la question de la gestion et de la valorisation de la collection de disques microsillons de la BMVR Georges Pompidou de Châlons-en-Champagne.
Le problème avec les 33 tours et 45 tours qui ne sont pas dans le domaine public (l'énorme majorité d'entre eux), c'est qu'ils sont fragiles (il est donc difficile d'envisager d'en relancer le prêt) et que (sauf erreur de ma part) on n'est pas autorisé à les numériser pour les faire écouter, même sur place. Ne reste donc, outre le travail sur le catalogage des fonds et leur mise en valeur par le biais de conférences, d'expositions, de publications, que la possibilité d'une écoute sur place.
C'est précisément l'option choisie par la bibliothèque de l'Alcazar qui, va proposer pour commencer l'écoute sur des platines vinyle de plus de 1000 45 tours des années 1960.
Le choix du style musical, le yéyé, est en lien avec le programme des célébrations proposées pour le 28 mars, qui prévoit une rencontre avec Jean-Marie Périer, le photographe notamment de Salut les copains, et une exposition de quelques-unes de ses photographies et de pochettes de 45 tours.
On sait déjà que le marché du disque vinyl neuf, souvent associé à une version numérique de son contenu, se développe à nouveau sous forme de niche et on ne peut que se réjouir si, en parallèle, celles des bibliothèques qui ont conservé leurs collections trouvent le moyen de les mettre à nouveau à la disposition du public.

Claude François vu par Jean-Marie Périer

Le planning d'accueil (plus) facile

Ça fait deux fois que j'occupe un poste de "Responsable des services aux publics" dans une bibliothèque. Une fonction pas toujours facile à caractériser, tant elle est transversale et tant, par définition dans une entreprise de services, la majorité des activités de tous les agents sont en lien avec les services au public.
Toujours est-il qu'il y a une activité qui semble échoir de façon évidente au responsable des services au public, quand il existe sous cette dénomination, c'est celle d'organiser la rotation des personnels aux différents postes d'accueil pendant les heures d'ouverture au public. C'est une activité essentielle pour le bon fonctionnement de l'établissement, aussi bien du point de vue du public et de la qualité de l'accueil qui lui est proposée que du point de vue des agents et de l'articulation des différentes tâches qu'ils assurent tout au long de la semaine.
Cette rotation des personnels est généralement synthétisée dans un document unique, un planning hebdomadaire que j'ai souvent entendu nommer "planning de service public", une dénomination que je n'aime guère car elle laisse indirectement entendre qu'on ne travaille au service du public que lorsqu'on est directement à son contact, ce qui est faux bien sûr. Pour ma part, je préfère parler de "planning d'accueil".
A Nancy pendant deux ans, cette tâche était relativement simple : j'établissais le planning pour une seule équipe sur un seul poste de travail pendant la majeure partie de la journée (deux postes de 17h à 19h).
A Reims depuis septembre, la tâche est autrement plus ardue : deux équipes de 16 personnes environ tournent l'une sur 5 postes de travail différents, l'autre sur 3 postes, sachant que l'un des postes est commun aux deux équipes (Il y a aussi une troisième équipe, composée de 5 moniteurs étudiants qui tournent sur certains des postes à certains horaires, mais je me concentrerai ici sur les agents titulaires). Les règles de rotation varient d'un poste à l'autre (1h de présence de suite ou 2 suivant les cas).
A mon arrivée, il existait principalement deux outils pour "concocter" le planning, sous la forme de fichiers de tableur : un planning type hebdomadaire (très classique), sachant qu'il n'y a probablement jamais une semaine de l'année où ce planning est appliqué tel quel, et un outil très astucieux et pratique, la liste des agents présents à chaque heure de la semaine, établie en fonction des emplois du temps personnalisés de chacun. C'est dans cette liste qu'on puise pour modifier le planning-type en fonction des absences ou indisponibilités.
Sauf que, il ne m'a pas fallu plus de cinq minutes à jongler d'un document à l'autre lorsque j'ai fait mon premier planning pour décider que fonctionner comme ça ne me conviendrait pas : c'était trop pénible et j'avais besoin pour un créneau donné à occuper d'avoir très rapidement sous les yeux la liste des personnes disponibles pour l'occuper.
J'ai donc très vite décidé de fondre les deux documents en un seul : au centre et à l'horizontal les postes à pourvoir, chaque colonne représentant une heure. Dans ces colonnes, au-dessus et au-dessous du planning lui-même, on trouve pour chaque équipe les personnes disponibles pour occuper les différents postes à pourvoir.
Associée à ce document unique, la mise en place d'emplois du temps partagés (avec Google Agenda, l'université ne nous mettant pas à disposition ce genre d'outil) pour connaître les indisponibilités de l'équipe (congés, formation continue, absences pour maladie,...) et le détail de l'emploi du temps des principaux cadres m'a permis d'arriver très vite à un fonctionnement convenable pour l'établissement du planning : à partir du planning type, on supprime dans les cellules concernées le nom des personnes disponibles, qu'on remplace par un nom pris plus haut ou plus bas dans la colonne, selon l'équipe concernée, en veillant à respecter les critères fixés pour chaque poste pour l'enchaînement des permanences.
Ceci fait, il ne me restait qu'une tâche des plus fastidieuses avant de valider le planning : l'imprimer et compter une par une les permanences de chacun pour vérifier que le planning obtenu était bien équitable en quotité de travail à l'accueil du public à fonctions et temps de travail comparables. Au crayon, en cochant les noms un par un, ce travail me prenait largement plus d'une heure par semaine et bêtement j'ai attendu près de six mois avant de prendre les dix minutes nécessaires pour consulter l'aide d'Excel et créer un onglet de "synthèse" qui fait ce travail automatiquement jour par jour pour chaque agent !
Je sais que, quasiment dans chaque bibliothèque, il y a quelqu'un comme moi qui est chargé d'établir un planning de ce type chaque semaine ou chaque mois, avec des outils plus ou moins sophistiqués qui vont du logiciel dédié à (peut-être encore) une feuille et un crayon. A titre de partage d'expérience, je propose à qui le souhaite de télécharger ci-dessous le document que j'utilise. Il n'est sûrement ni parfait ni exemplaire, mais je le trouve désormais suffisamment pratique pour l'usage que j'en ai. Et surtout, en réduisant considérablement le temps que je passe à construire le planning en lui-même, cet outil me permet de consacrer plus de temps à des aspects essentiels de l'organisation des services au public, tels qu'être parfaitement au courant des activités et du fonctionnement de la bibliothèque et prendre le temps d'échanger avec les collègues pour avoir des retours sur leur activité, sur leur disponibilité, sur le fonctionnement de l'accueil, et aussi sur le planning lui-même !

Télécharger le planning.

The rock & roll public library !

La bibliothèque publique rock & roll ! Voilà un titre qui ne pouvait que m'attirer l'oeil. Malheureusement, il s'agit simplement du titre d'une exposition qui va se tenir au Chelsea Space à Londres du 18 mars au 18 avril, dans laquelle Mick Jones, l'ex-guitariste de The Clash, présentera la collection hétéroclite qu'il a amassée depuis plus de trente ans : instruments, affiches, disques, livres, souvenirs, matériel promotionnel, photos,... Apparemment, Mick est conservateur et sa collection, installée dans le local où il a installé son studio d'enregistrement, n'avait jamais été présentée au public. Si l'on en croit les photos qui illustrent l'annonce du projet, et la pochette de l'édition anglaise de l'album de Carbon/Silicon, son dernier groupe en date, elle n'est n'a pas été non plus stockée ou classée de manière conventionnelle !

J'ai écrit "malheureusement" plus haut parce que, à la lecture de ce titre, j'ai cru un instant qu'il était question d'un projet de bibliothèque de rêve, qui inclurait un fonds patrimonial de phonogrammes et d'autres archives sonores, des archives des labels et d'autres sociétés du show-business, mais aussi une discothèque de prêt, une bibliothèque musicale spécialisée la plus large possible (magazines, fanzines, livres), et encore des auditoriums, une salle de conférence, des espaces d'exposition, des studios d'enregistrement. Le rêve, quoi.
En réfléchissant, je me dis qu'à Paris, qui n'est pourtant pas la ville la plus rock'n'roll du monde, on a presque tous les ingrédients pour créer cette bibliothèque, sauf qu'ils sont éparpillés dans différents lieux sous la responsabilité d'institutions variées : le dépôt légal du disque et les collections de la Bibliothèque nationale de France (attention, pas au département de la Musique, sacrilège, pour les disques il faut s'adresser à l'audiovisuel alors que la British Library n'a pas peur du gros mot pop music), la Médiathèque musicale de Paris, la Médiathèque de la Cité de la Musique, voire même le Hall de la Chanson.
Mais qui sait, un tel projet commencera peut-être à émerger à temps pour le 50e anniversaire de la sortie des premiers disques des Beatles ou des Rolling Stones. Il reste un peu de marge...