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mercredi 2 janvier 2008

L'illusoire pouvoir du formulaire administratif


Juste avant les vacances, nous avons eu une semaine très calme, les 1ère année de Médecine étant en révision puis en concours. Pourtant, un midi, nous nous sommes retrouvés avec une petite file d'attente à la banque d'accueil.
Un collègue qui revenait de déjeûner est aimablement venu nous donner un coup de main en prenant en charge la première personne en attente, mais en écoutant d'une oreille pendant que je terminais ce que j'avais à faire avec une autre personne, je me suis vite rendu compte que tout ne se passait pas bien.
L'étudiante avait tendu à mon collègue une liste de références de documents en magasin qu'elle souhaitait consulter sur place et le collègue refusait d'utiliser sa liste en lui disant que pour les communications en magasin elle devait remplir un formulaire pour chaque document. L'étudiante a commencé à protester, expliquant qu'elle ne connaissait pas l'existence de ces formulaires, vu qu'elle avait préparé la liste chez elle en consultant notre catalogue, et surtout que toutes les informations utiles figuraient sur sa liste.
Dès que j'ai eu terminé, je me suis approché et j'ai demandé au collègue de me montrer la liste de l'étudiante. Il ne m'a fallu qu'un instant pour constater que cette copie double était écrite très lisiblement à la main sur trois feuillets et qu'elle contenait effectivement toutes les informations nécessaires à la communication d'un document, y compris nos cotes magasin, ce qui est souvent la seule information qui manque quand des lecteurs viennent avec des listes de références d'articles tirées de bases de données. Généralement, c'est dans ce seul cas, surtout s'il y a du monde ou une très longue liste de références, qu'on est obligé de demander aux lecteurs de s'installer sur un poste pour reporter sur leur liste les cotes manquantes des périodiques.
J'ai demandé à mon collègue pourquoi il refusait d'utiliser la liste de l'étudiante et il m'a dit que les formulaires étaient là pour ça et que
"Ca fait dix ans que je fais comme ça et je ne vais pas changer maintenant."
Un argument des plus faibles puisque, depuis non pas dix ans mais treize ans, c'est-à-dire depuis la première informatisation de notre bibliothèque, les choses ont sacrément changé !
Avant ça, les formulaires de communication en magasin étaient essentiels : ils servaient de fantôme en magasin, puis étaient intégrés dans le dossier du lecteur et une partie des informations était reportée sur une fiche pour chaque titre de périodique.
Entre la première informatisation et le développement exponentiel de la documentation électronique ces dernières années, la mention du nom et du prénom du lecteur pouvait encore être utile quand il y avait de nombreuses demandes par plusieurs lecteurs : les formulaires étaient classés par cote pour aller chercher les documents en magasin puis reclassés par lecteur pour les opérations de prêt.
Actuellement, ces formulaires ne sont plus utiles que pour nous aider à identifier le document en magasin et ensuite nous les rendons au lecteur, ou plus souvent nous les jetons vu qu'ils ne nous servent plus à rien.
Ça fait un moment que je souhaitais justement discuter de ce formulaire avec les collègues afin qu'on le modifie pour en enlever les informations inutiles : ça m'énerve toujours de jeter des formulaires trente secondes après qu'un lecteur appliqué les ait laborieusement rempli de bout en bout.
Cet épisode aura moins été utile pour ça. Nous avons bien évidemment accepté, avec nos excuses, la liste de l'étudiante et dès ce début janvier nous nous réunirons pour - entre autres - décider de la modification de ce formulaire et préciser les règles de son utilisation.
Je comprends très bien qu'il n'est pas facile de voir les bases de son métier de magasinier s'effriter à vitesse grand V - et le mouvement est en train de s'accélérer chez nous avec le passage au tout électronique pour les périodiques d'ici à 2009 - mais ce n'est pas en s'accrochant à une vision kafkaïenne de l'administration qu'on pourra freiner ce mouvement. Les actions engagées par exemple à Nancy pour confier des tâches nouvelles aux magasiniers, comme la décision de réaliser en interne la numérisation des thèses et mémoires, me paraissent beaucoup plus constructives.

2 commentaires:

detoutsurrien a dit…

Bonjour.
- A propos de ça : " Je comprends très bien [...] freiner ce mouvement. " : c'est l'un des freins et l'une de mes questions : comment pouvons-nous au mieux accompagner le changement ici, et amener ces personnels vers les nouvelles missions (numériques) qui peuvent être les leurs

- A propos de ça : "Les actions engagées par exemple à Nancy pour confier des tâches nouvelles aux magasiniers [...] plus constructives." : est-ce que tu pourrais détailler, ça serait sans doute très intéressant pour tout le monde ;-)

JC Brochard a dit…

Daniel,
Sur le premier point, nous essayons de repérer au fur et à mesure les nouvelles missions potentielles et nous les proposons à des personnes volontaires. Dans cet ordre d'idée, une formation d'initiation à la recherche documentaire (2 jours) a été organisée pour tous les personnels de magasinage des universités de Nancy en 2007. L'objectif étant qu'ils puissent mieux utiliser les outils disponibles et soient mieux à même de participer à de nouvelles missions, dont l'accueil du public (certains n'en font pas du tout dans leur bibliothèque).
- Sur le second point, c'est Jean-Charles Houpier qui a porté ce projet. Du coup, je lui ai suggéré d'en parler sur son blog, et c'est ici.

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